English version: privacy statement.
TaskForm BV gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en verwerkt ze uitsluitend volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten u heeft.
Wie zijn wij
Verwerkingsverantwoordelijke is TaskForm BV, Gaelstraat 1F, Haarlem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94265569. Voor vragen over privacy bereikt u ons via info@taskform.nl.
Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening. Dat zijn, afhankelijk van uw relatie met ons:
- Contact- en bedrijfsgegevens: naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
- Accountgegevens: gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en instellingen van uw account.
- Gebruiksgegevens: de formulieren, invoer en bestanden die u of uw medewerkers in TaskForm verwerken, zoals ingevulde velden, foto’s en handtekeningen.
- Financiële gegevens: facturatiegegevens en betaalhistorie. Wij slaan geen volledige creditcard- of bankgegevens op.
- Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browsertype, en logbestanden van uw gebruik van de website en app.
- Communicatie: berichten die u ons stuurt via e-mail, het contactformulier of chat.
- Aanvraag van een proefomgeving: naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, en als u dat opgeeft uw telefoonnummer, land, gekozen niveau en taal. Daarnaast leggen wij vast wanneer u akkoord ging met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, en met welke versie.
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens en verwerken die niet bewust. Voert u als klant zelf persoonsgegevens van derden in TaskForm in, dan bent u daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker (zie de verwerkersovereenkomst).
Waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Een account aanmaken en de TaskForm-dienst leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Een aanvraag voor een proefomgeving behandelen en de omgeving aanmaken | Maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van de overeenkomst |
| Misbruik van het aanmeldformulier voorkomen, zoals met limieten per IP-adres en de controle of een aanvraag van een mens komt | Gerechtvaardigd belang |
| Vastleggen dat u akkoord ging met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst | Gerechtvaardigd belang (bewijs van de afspraken) en wettelijke verplichting (art. 28 AVG) |
| Offertes, facturen en betalingen afhandelen, en een btw-nummer controleren | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Support geven en vragen beantwoorden | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Beveiliging, foutopsporing en verbetering van de dienst | Gerechtvaardigd belang |
| Nieuwsbrieven en aanbiedingen versturen | Toestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten |
| Analytische cookies en marketingcookies | Toestemming |
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die u wezenlijk raken.
Delen met derden
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die daarvoor nodig zijn, en met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst:
- Softwareleveranciers die het platform waarop TaskForm draait beschikbaar stellen en onderhouden.
- Hosting- en infrastructuurpartijen voor het beveiligd opslaan van gegevens.
- Boekhoud-, betaal- en e-maildienstverleners voor facturatie, betalingen en communicatie.
- Adviseurs en autoriteiten, wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
- Cloudflare (Turnstile) voor de controle of een aanvraag op het aanmeldformulier van een mens komt. Daarbij worden uw IP-adres en kenmerken van uw browser verwerkt. Er worden geen cookies voor reclame geplaatst.
- De Europese Commissie (VIES) om te controleren of een btw-nummer geldig is.
Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Accountgegevens bewaren wij tijdens de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 12 maanden. Factuur- en administratiegegevens bewaren wij 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Supportberichten bewaren wij maximaal 24 maanden. Technische logbestanden bewaren wij maximaal 90 dagen.
Een aanvraag voor een proefomgeving die u niet afrondt, verwijderen wij na 30 dagen. Een proefomgeving waarvoor geen abonnement wordt afgesloten, verwijderen wij uiterlijk 90 dagen na afloop van de proefperiode. Het bewijs van uw akkoord met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst bewaren wij tot 7 jaar na het einde van de overeenkomst. Van uw IP-adres bewaren wij bij een aanvraag en een akkoord alleen een afgeleide waarde (hash), niet het adres zelf.
Beveiliging en doorgifte buiten de EER
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde wachtwoorden, toegangsbeperking op basis van functie en regelmatige back-ups. Wij slaan uw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER), in Frankfurt. Enkele dienstverleners, zoals die voor de controle op het aanmeldformulier en voor e-mail, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval waarborgen wij een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld via de EU-standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.
Cookies
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen na uw toestemming via de cookiebanner. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of cookies verwijderen via uw browserinstellingen.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van uw gegevens, het recht op overdraagbaarheid, en het recht bezwaar te maken tegen verwerking. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken. Stuur uw verzoek naar info@taskform.nl; wij reageren binnen een maand en kunnen u vragen zich te identificeren.
Heeft u een klacht, neem dan eerst contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of wetgeving. De actuele versie staat altijd op onze website; deze versie is van 30 september 2026.
TaskForm BV, Gaelstraat 1F, Haarlem · KvK 94265569 · info@taskform.nl