Met ons platform kun je gegevens exporteren in de indelingen die jij wilt met behulp van Microsoft Excel-sjablonen.

Als je al Excel-documenten hebt die je hebt uitgeprint om als formulieren voor gegevensverzameling te gebruiken, kun je deze met een paar kleine aanpassingen als gegevenssjablonen opnieuw gebruiken.

Deze functionaliteit werkt vergelijkbaar met een Microsoft Word “afdruk samenvoegen” in die zin dat het systeem uitvoer genereert op basis van vooraf opgemaakt sjablonen.

Het sjabloon bevat de statische (onveranderlijke) tekst, afbeeldingen en opmaak die je in de uiteindelijke uitvoer wilt zien.
Het bevat ook aanduidingen voor het invoegen van plaatsen waar je antwoorden van formulierinvoer wilt plaatsen.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een Inspectieformulier hebt en de inspectiegegevens die in de app zijn vastgelegd als een standaardbrief wilt exporteren.

Je kunt een sjabloon maken waarin de standaardtekst van de brief staat, samen met aanduidingen voor plaatsen waar verschillende inspectieantwoorden moeten staan.

Wil je meteen aan de slag? Bekijk ons sjabloonbestand “alles inbegrepen” dat onderaan dit artikel is bijgevoegd.

Een sjabloon toevoegen aan een formulier

1. Identificeer eerst het formulier waarvoor je een sjabloon wilt maken.
   Als je nog geen formulier hebt, kun je snel een formulier maken met behulp van de Form Screen Designer.
2. Daarna heb je een nieuw of bestaand Word- of Excel-bestand nodig.
   Als je al Word/Excel-bestanden hebt die je hebt afgedrukt om als formulieren voor gegevensverzameling te gebruiken, kunnen deze eenvoudig als sjabloon worden hergebruikt.
3. Ga door je sjabloon en voeg aanduidingen in op elke plaats waar je wilt dat het systeem antwoorden uit gegevensinvoer van jouw gekozen formulier invoegt.
   Aanduidingen worden ingevoerd met de unieke gegevensnaam van het formulierveld, omsloten door accolades – bijvoorbeeld {{gegevensnaam}}
   Als jouw formulier bijvoorbeeld een veld met de gegevensnaam “Achternaam” heeft, kun je het systeem instrueren om het antwoord voor dit veld overal in te voegen waar de aanduiding {{Achternaam}} voorkomt. Alle opmaak (lettertype, kleur, markering, grootte, enz.) die je toepast op de aanduiding wordt door het systeem gerespecteerd en toegepast op de ingevulde antwoordwaarde.

Je mag slechts ÉÉN aanduiding of formule per cel hebben. Alle andere tekst in de cel wordt verwijderd!

4. Zodra je alle aanduidingen hebt ingevoegd, upload je het sjabloonbestand naar je formulierscherm.
Er zijn twee plaatsen waar je een sjabloon aan een formulier kunt toevoegen:

1. Formulierniveau
   Als je een sjabloon op dit niveau toevoegt, instrueer je het systeem om het als standaard te gebruiken wanneer een PDF wordt gegenereerd. Upload je sjabloon met behulp van het veld “Excel-sjabloon” op de instellingenpagina van jouw formulier.
2. Connectorniveau
   Dit sjabloon is specifiek voor één of meer Connectoren, maar mag niet als standaard gelden.
   Upload je sjabloon met behulp van de link “gegevenssjabloon toevoegen” op de desbetreffende Connectoren op de Connectoren-pagina van jouw formulier.

Het uploaden van een sjabloon maakt ook nieuwe exportopties beschikbaar in het gegevensgebied.

Meerdere sheets

De sjabloonengine ondersteunt meerdere sheets in één Excel-document. Elke sheet begint op een nieuwe pagina wanneer naar een PDF wordt geexporteerd.

Je sjablonen testen

Ervan uitgaande dat je minstens één bestaande formulierinvoer hebt, kun je je sjablonen snel testen met behulp van het gegevensgebied.

Zoek invoeren op basis van jouw formulier en de versie waarop je je sjabloon hebt geüpload op de gegevenspagina.

Zodra je enkele gegevensresultaten hebt, beweeg je muisaanwijzer over een rij en klik je op de exportoptie voor een onmiddellijk overzicht van je sjabloonuitvoer.

Tips en trucs voor prima PDF-uitvoer

• We raden je sterk aan geen tekstboxen of andere zwevende veldtypen te gebruiken. Onze sjabloongenereringssoftware ondersteunt deze niet volledig.
  Als je deze toch moet gebruiken, zorg er dan voor dat “Objectpositionering” is ingesteld op “Verplaatsen maar niet aanpassen met cellen” (deze optie vind je op het tabblad Eigenschappen wanneer je met de rechtermuisknop klikt en naar Afbeelding opmaken gaat op je zwevende afbeelding).
• Evenzo raden we je sterk aan Excel-voorwaardelijke weergaveopmaak in je sjablonen te vermijden.
  Onze sjabloongenereringsengine ondersteunt dit niet officieel, en je sjablonen kunnen in de toekomst breken, zelfs als ze vandaag werken.
  Als je sjablonen breken of niet meer werken met voorwaardelijke opmaak, zal dit door ons niet worden ondersteund of als een fout worden beschouwd.
  Je bent gewaarschuwd!
• Je moet elke pagina onder elkaar plaatsen.
  Plaats pagina’s niet horizontaal naast elkaar.
  Dit komt omdat onze Excel naar PDF-generator altijd exporteert met de optie “Alle kolommen op één pagina aanpassen” uit de afdrukinstellingen van Excel.
• Voor een goed idee van hoe jouw Excel-sjabloon naar PDF exporteert, zet je de volgende instellingen in Excel aan wanneer je een sjabloon maakt:
  • Stel je afdrukinstellingen in op “Alle kolommen op één pagina aanpassen”.
  • Controleer onder de optie Weergave in het lint dat Pagina-einde-preview is ingeschakeld.
• Op deze manier zie je precies welke ruimte je hebt, waar de verwachte pagina-einden zijn, en hoe de pagina’s worden geschaald (indien nodig).
• Het handmatig invoegen van pagina-einden is een uitstekende manier om de pagina-uitvoer van je sjabloon te beheren.
• Krijg je lege (of bijna lege) pagina’s?
  Ondanks het toevoegen van je pagina-einden, kan het gebeuren dat afzonderlijke pagina’s overlopen naar een ander pagina (waardoor bijna lege pagina’s ontstaan) wanneer ze naar PDF worden geexporteerd.
  Dit komt omdat onze PDF-generatie niet precies zoals Excel schaalt. Het kleine verschil in schaling betekent vaak dat pagina’s door onze PDF-component iets hoger worden weergegeven dan in Excel. Als gevolg daarvan lopen de problematische pagina’s iets over de beschikbare ruimte op een A4-pagina in de PDF, waardoor de overloop naar een nieuwe pagina wordt geschreven. Een manier om dit op te lossen is het tellen van de rijen op de pagina’s die niet overlopen en vervolgens je problematische pagina’s aan te passen zodat deze dezelfde of minder rijen hebben.
  Dit veronderstelt dat jouw rijen ruwweg gelijk in hoogte zijn.
• Een ander alternatief is het aanpassen van de problematische pagina’s, zodat ze hoger worden en je handmatige pagina-einden omhoog gaan.
• Automatische pagina-einden worden ook ondersteund – je kunt een idee van de PDF-uitvoer in Excel krijgen door de volgende instellingen toe te passen:
  In het tabblad Pagina-indeling van je werkblad:
  • Zorg ervoor dat de hoogte-instelling in het gebied Aanpassen aan grootte op “Automatisch” staat.
  • Om er zeker van te zijn dat je geen handmatige einden hebt, kun je naar Einden -> “Alle pagina-einden opnieuw instellen” gaan.

Voorbeeld sjabloon – “alles inbegrepen”

Als je iemand bent die graag meteen aan de slag wil, bekijk dan het bijgevoegde .xlsx-bestand hieronder.

Dit is het voorbeeld “alles inbegrepen” van het meeste van onze functionaliteit voor Excel-gegevenssjablonen.

Aanbevolen: maak jezelf vertrouwd met alle artikelonderwerpen om de functionaliteit van het bijgevoegde sjabloon te begrijpen.