Verbind je formulieren met een SharePoint-lijst om vastgelegde gegevens automatisch als nieuwe rijen (of updates) bij indiening in te voeren.

De connector toevoegen

Volg deze stappen om de connector aan je specifieke formulier toe te voegen:

1. Navigeer naar App Workshop > Formulieren.
2. Hover over je gewenste formulier en klik op het pictogram Verbinden.
3. Klik op de knop Connector toevoegen (rechtsboven).
4. Selecteer SharePoint-lijst uit de opties.

Opmerking: De pagina wordt vernieuwd met de toegevoegde connector. Wijzigingen zijn niet live totdat je op Opslaan klikt.

Tip voor snelle toegang

Als je al in de formulierbuilder of instellingenweergave bent, hoef je niet terug naar het hoofdmenu. Klik eenvoudig op het tabblad Connectors dat zich direct onder de formuliertitel aan de bovenkant van het scherm bevindt.

Configuratie-instellingen

Verbindingsinstelling

• Verbinding gebruiken: Selecteer de geverifieerde MS Graph-verbinding die je wilt gebruiken.
• Subsite-naam: * Als je MS Graph gebruikt, is dit veld verplicht.
  • Voer de naam van de site of subsite in (bijvoorbeeld sites/my-subsite). Gebruik het pictogram Zoeken om beschikbare sites te bekijken.
  • Als je een App-Only Microsoft Graph-verbinding met restrictieve machtigingen (bijvoorbeeld Sites.Selected) gebruikt, is het zoeken naar sites uitgeschakeld; je moet de volledige SharePoint-site-URL opgeven (bijvoorbeeld tenant.sharepoint.com/sites/mysitename) om de verbinding tot stand te brengen.
• Lijstnaam: Zoek naar de SharePoint-lijst die je wilt binden.
  • Limiet: De zoekopdracht geeft de eerste 25 resultaten van de 100 weer. Als je lijst niet zichtbaar is, klik op Lijst opgeven om de naam handmatig in te voeren.

Gegevenstoewijzing & logica

• Veldtoewijzingen: Wijs je formuliervelden toe aan je SharePoint-kolommen. Niet-toegewezen kolommen worden genegeerd.
• Kolommen uit weergave: (Optioneel) Als je een Microsoft Graph-verbinding gebruikt, geef je kolomnamen op in een lijst gescheiden door komma’s, bijvoorbeeld ID, Kolom 1, Kolom 2, enz., om in te laden. Standaard ingesteld op “Alle items”.
• Sleutel (Upsert-logica): Standaard wordt met elke indiening een nieuwe rij gemaakt. Om bestaande rijen bij te werken, selecteer je een kolom die als unieke sleutel fungeert.
  • Als een overeenkomst wordt gevonden, wordt de rij bijgewerkt.
  • Als geen overeenkomst wordt gevonden, wordt een nieuwe rij gemaakt.

Geavanceerde opties

• Herhalende formuliergegevens: Als je formulier herhalende secties heeft, zal de connector voor elk herhalingsbericht een afzonderlijke rij maken. Niet-herhaalde gegevens worden over deze rijen verdubbeld.
• Persoonlijke gegevens anonimiseren: Schakel dit in om velden die zijn gemarkeerd als “Persoonlijke gegevens” voordat ze SharePoint bereiken, te verwarren.

Verificatie & logboeken

Zorg er na configuratie voor dat je apparaten zijn gesynchroniseerd. Nadat een formulier is geüpload, kun je de gegevensoverdracht op twee manieren verifiëren:

1. Controleer je SharePoint-lijst rechtstreeks.
2. Bekijk de connectorlogboeken in de gegevensfeedweergave van ons platform.

Tips & trucs

Klikbare medialinks

Je kunt je SharePoint-lijst transformeren in een mediarepository door bestandsURL’s (zoals PDF’s of afbeeldingen) klikbaar te maken.

Stap A: De URL vastleggen

Gebruik in je veldtoewijzing de functie FILEURL({{mediaField}}) om het volledige pad van de geüploade media op te halen.

Stap B: De SharePoint-kolom opmaken

Om de link klikbaar te maken in de SharePoint-gebruikersinterface:

1. Klik in SharePoint op de pijl naast je kolomnaam > Kolominstellingen > Deze kolom opmaken.
2. Selecteer Geavanceerde modus onderaan.
3. Plak de volgende JSON-code:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "a",
  "attributes": {
    "href": "@currentField",
    "target": "_blank"
  },
  "txtContent": "@currentField", 
  "style": {
    "display": "=if(@currentField=='', 'none', 'block')"
  }
}

4. Klik op Opslaan. Je links worden nu in een nieuw tabblad geopend.