Bestanden en documenten bewerken

Het bewerken van een bestaand bestand of document gebeurt op de Bewerk Document pagina van een Document.

Voor toegang tot de Bewerk Document pagina van een Document, navigeer je naar Data Hub > Bestanden & Documenten en klik op de titel van het artikel dat je wilt bewerken.

Ons systeem gebruikt een eenvoudige versiebeheer- en publicatiebenadering om je Documenten te beheren. Dit betekent dat je na het maken van een nieuw Document het Document moet Publiceren om het Document in aanmerking te laten komen voor opname in de app of in een Map (als strengere toegangsregels zijn toegepast).

Onthoud dat Mappen de manier zijn waarop je je Formulieren en Documenten kunt organiseren, beheren en distribueren naar je mobiele gebruikers.

Op de Bewerk Document pagina kun je de details van een gepubliceerd Document bekijken die pas bewerkbaar zijn als er een Nieuwe Versie wordt gemaakt.

1. Basisinstellingen
2. Geavanceerde opties
3. Status
4. Gekoppelde Mappen
5. Versiegeschiedenis
6. Archiveren
7. Maak Nieuwe Versie aan

Om het Document te wijzigen, klik je op de knop Nieuwe Versie in de rechterbovenhoek. Dit zal de pagina opnieuw laden en een conceptversie van het Document maken, zodat de Basisinstellingen en Geavanceerde opties van het Document kunnen worden bewerkt.

Conceptversies zijn niet zichtbaar in de mobiele app totdat ze worden gepubliceerd. De huidige gepubliceerde versie van het Document blijft beschikbaar voor de mobiele app.

De knop Vergrendelen stelt je in staat het Document alleen voor jezelf te vergrendelen. Alle andere webgebruikers kunnen het Document bekijken, maar kunnen het niet bewerken totdat je het ontgrendelt. Dit is handig als je de vrijgave van een Documentbestand wilt controleren.

De knop Publiceren zal je Document naar de status Gepubliceerd veranderen en zal je Document beschikbaar maken voor app-gebruikers (mits het Document al in een Map staat als strengere toegangsregels zijn toegepast).

De optie Verwijderen verschijnt alleen voor Documenten die de status Concept hebben. Zodra je op de knop Publiceren klikt, zul je merken dat de knop Archiveren de knop Verwijderen vervangt. Je kunt een Document niet verwijderen nadat het is gepubliceerd; je kunt het alleen archiveren (wat het verwijdert uit alle app-gebruikers).

Dat was een snelle doorgang van het bewerken van een Document.

Met Documenten kun je de handleidingen, specificaties en ander papier vervangen dat je medewerkers in het veld meenemen.
Telkens wanneer je een Document wilt bijwerken, worden de wijzigingen door ons publicatieproces automatisch gedistribueerd naar app-gebruikers in het veld.