Het anonimiseren en uitsluiten van vastgelegde gegevens

Geselecteerde gegevens die door je formulieren zijn vastgelegd, kunnen worden geanonimiseerd bij export. Dit is nuttig bij het verwerken van gevoelige persoonlijke gegevens zoals vereist door verschillende standaarden zoals GDPR of HIPAA. Workflows kunnen zodanig worden geconfigureerd dat geautoriseerde bestemmingen geldige gegevens ontvangen, terwijl niet-geautoriseerde bestemmingen een geanonimiseerde versie van dezelfde gegevens ontvangen.

Een aanvullende maatregel stelt je in staat om velden helemaal uit de geëxporteerde gegevens te weren.

Omgaan met persoonlijke gegevens

Wanneer je formulieren maakt, kun je velden markeren als IS PERSOONLIJKE GEGEVENS. Wanneer deze vlag op een veld is ingesteld, kunnen de gegevens in dat veld bij export worden geanonimiseerd. Hoe dit werkt, hangt af van andere instellingen en hoe de gegevens worden geëxporteerd.

Gevoelige gegevens beschermen

Het beschermen van gevoelige gegevens is een proces met 2 stappen:

• Markeer velden als Is persoonlijke gegevens
• Configureer de Connector om persoonlijke gegevens te geanonimiseren

Velden markeren als persoonlijke gegevens

Velden die gevoelige gegevens bevatten, moeten worden gemarkeerd als Is persoonlijke gegevens.

Het instellen van deze vlag biedt op zichzelf geen extra veiligheid, bescherming en privacy van gegevens. Gegevens worden nog steeds vastgelegd en geüpload naar het Platform en zonder aanvullende instellingen in je formulieren en/of Connectors kunnen worden geëxporteerd.

Om een veld als Is persoonlijke gegevens te markeren:

1. Selecteer het veld
2. Vink het selectievakje IS PERSOONLIJKE GEGEVENS in de geavanceerde opties van het veld aan

Connectors configureren

Gegevens kunnen het platform op verschillende manieren verlaten. Je kunt een e-mail naar meerdere geadresseerden sturen, of via Connectors naar bestemmingen zoals Google Spreadsheets. Je moet overwegen hoe elk exportpunt is geconfigureerd om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens privé blijven.

Elke connector heeft een instelling waarmee anonimisering van velden die als persoonlijke gegevens zijn gemarkeerd, mogelijk is. Het voorbeeld is voor een e-mailconnector; elke connector heeft dezelfde instellingen. Om de instelling aan te brengen:

1. Navigeer naar de pagina Connectors van het formulier
   Klik op het schermenscherm op de link verbinden wanneer je over een scherm beweegt, of klik op de pagina met het formulierontwerp op de link connectors linksboven onder de titel van de pagina.
2. Voeg een nieuwe Connector toe of selecteer een bestaande.
   Voor meer informatie raadpleeg je de artikelen over formulierconnectors
3. Geef het een naam die aangeeft dat het is beveiligd voor eenvoudiger formulierbeheer
4. Zoek het selectievakje Persoonlijke gegevens geanonimiseren en vink het aan
5. Klik Opslaan

Het instellen van meerdere Connectors stelt je in staat om gegevens naar specifieke bestemmingen te sturen, geanonimiseerd of niet. Je kunt bijvoorbeeld één e-mailconnector instellen met ontvangers voor geanonimiseerde gegevens en een tweede met een lijst van personen die de originele gegevens kunnen bekijken.

Resultaat

Formulieren die correct zijn beveiligd, geanonimiseren de ingestelde velden door de gegevens te vervangen door betekenisloze tekens. In het onderstaande voorbeeld:

1. Onbeveiligde velden met alle gegevens leesbaar
2. Beveiligde velden met geanonimiseerde gegevens

Gegevens die bestemd zijn voor connectors zoals externe gegevensbronnen of andere platforms, hebben ook de geanonimiseerde gegevens voor beveiligde velden.

Gevoelige gegevens uitsluiten van export/weergave

Sommige gegevens moeten zo beperkt blijven dat ze in geen enkele export of weergave zichtbaar zijn. Door velden als UITSLUITEN VAN EXPORT/WEERGAVE te markeren, worden ze niet weergegeven in geëxporteerde gegevens, inclusief PDF, CSV of export via connectors, enz. Deze velden blijven beschikbaar in weergaven voor gegevensinvoer zoals Feed, Tabel of Kaart.

Markeer een veld als uitgesloten

Om een veld als UITSLUITEN VAN EXPORT/WEERGAVE te markeren:

1. Selecteer het veld
2. Vink het selectievakje UITSLUITEN VAN EXPORT/WEERGAVE in de geavanceerde opties van het veld aan

Resultaat

Velden die zijn gemarkeerd als UITSLUITEN VAN EXPORT/WEERGAVE worden binnen het platform en na export als volgt weergegeven:68w, https://help.taskform.com/wp-content/uploads/2025/04/anonymizing-excluding-data-4-1536×1112.png 1536w, https://help.taskform.com/wp-content/uploads/2025/04/anonymizing-excluding-data-4-2048×1483.png 2048w, https://help.taskform.com/wp-content/uploads/2025/04/anonymizing-excluding-data-4-360×261.png 360w” style=”border-color:color-mix(in srgb, currentColor 20%, transparent);border-width:1px;border-radius:10px;box-shadow:var(–wp–preset–shadow–natural)” width=”1024″/>