De Connector toevoegen
Een van de meest voorkomende vereisten is het versturen van aangepaste e-mails en bestanden met formuliergegevens naar belangrijke personen wanneer een formulier wordt ingediend.
Bijvoorbeeld, een bouwkeuring wordt uitgevoerd en een ‘Inspectiecertificaat’ moet naar de eigenaar van het gebouw worden gemaild. Of, als je een productorder van een klant aanneemt, wil je misschien automatisch een orderbon of factuur naar hen versturen.
Dit artikel behandelt het toevoegen van een E-mailconnector en de beschikbare configuratieopties.
De connector toevoegen
Volg deze stappen om de connector aan je specifieke formulier toe te voegen:
- Navigeer naar App Workshop > Formulieren.
- Hover over je gewenste formulier en klik op het Connect pictogram.
- Klik op de Connector toevoegen knop (rechtsboven).
- Selecteer E-mail uit de opties.
Opmerking: De pagina wordt vernieuwd met de connector toegevoegd. Wijzigingen zijn niet live totdat je op Opslaan klikt.
Sneltip voor toegang
Als je al in de Form Builder of Instellingen weergave bent, hoef je niet terug naar het hoofdmenu. Klik gewoon op het Connectors tabblad dat zich direct onder de formuliertitel aan de bovenkant van het scherm bevindt.
De connector configureren
Na het toevoegen van de connector zijn de initiële beschikbare instellingen:
- Bestandsindeling
- E-mailadressen
Aanvullende instellingen worden beschikbaar nadat je de opties () rechtsboven op de connector selecteert:
- Lichaam & Bijlagen
- Gegevenssjabloon
- Uitvoeringsvoorwaarde
- Kloon
Formule- & Tekstbouwers
Op verschillende eigenschappen in het platform geeft een klikbaar hamerpictogram aan dat dynamische waarden kunnen worden gemaakt.
Bestandsindeling
Verstuur formuliergegevens in een geselecteerde bestandsindeling en upload een aangepaste sjabloon om de indeling van je gegevens te beheren.
| Bestandsindeling | Beschrijving |
|---|---|
| Lichaam | Verstuur formuliergegevens als platte tekst in het lichaam van de e-mail. Standaard wordt elk beantwoord veld op een nieuwe regel geplaatst. Aanpasbaar met HTML of onze Gegevenssjabloon Syntaxis. |
| CSV | Verstuur formuliergegevens in een .csv bijlage. Aanpasbaar met behulp van een Tekstbestandsjabloon. |
| Excel | Verstuur formuliergegevens in een .xlsx bijlage. Aanpasbaar met behulp van een Excel-sjabloon. |
| JSON | Verstuur formuliergegevens in een .json bijlage Aanpasbaar met behulp van een Tekstbestandsjabloon. |
| Verstuur formuliergegevens als een .pdf bijlage. Aanpasbaar met behulp van een Word- of Excel-sjabloon of een ingebouwde sjabloon. |
|
| Tekst | Verstuur formuliergegevens als een .txt bijlage. Aanpasbaar met behulp van een Tekstbestandsjabloon. |
| Word | Verstuur formuliergegevens als een .docx bijlage. Aanpasbaar met behulp van een Word (.docx) sjabloon. |
| XML | Verstuur formuliergegevens als een .xml bijlage. Aanpasbaar met behulp van een Tekstbestandsjabloon. |
Als mediabestanden die zijn vastgelegd ook als afzonderlijke bijlagen moeten worden verzonden, schakel je Mediabestanden versturen in en selecteer je de afbeeldingen, foto’s, handtekeningen, video’s of andere media die je wilt toevoegen.
E-mailadressen
De e-mail die wordt geactiveerd bij indiening van het formulier wordt verzonden naar een combinatie van de e-mailadressen die zijn gedefinieerd in:
- Naar adres(sen)
- Naar formulierveldwaarde
- Naar indiener
Minimaal één van deze eigenschappen moet worden ingesteld.
| Eigenschap | Beschrijving |
|---|---|
| Naar adres(sen) | Voer één e-mailadres in of meerdere, gescheiden door komma’s of puntkomma’s. |
| Naar formulierveldwaarde | Selecteer een veld uit het formulier met een e-mailadreswaarde, of meerdere gescheiden door komma’s of puntkomma’s. |
| Naar indiener | Indien aangevinkt, wordt een e-mail verzonden naar de app-gebruiker die de formulierinzending heeft ingediend. |
| E-mail verzonden van (optioneel) |
Definieer of pas het e-mailadres en de naam van de afzender aan.
Standaardafzender: De afzender die is gedefinieerd in je organisatie-e-mailinstellingen. |
Lichaam & Bijlagen
Standaard genereert het systeem een onderwerp, lichaam en bijlagenbestandsnaam voor de e-mail die het verzendt.
Je kunt de e-mail echter personaliseren door statische tekst en formuliergegevens toe te voegen die in de onderwerpregel, lichaam en bijlagenbestandsnaam worden weergegeven.
Selecteer E-mail aanpassen rechtsboven op de connector om de volgende opties weer te geven:
| Eigenschap | Beschrijving | d>”Hallo {{Client_Name}}, hierbij je inspectierappport voor job ID {{job_id}}.” |
|---|---|---|
| Naam bijlage | Voer een aangepaste bestandsnaam voor de bijlage in.
Gebruik statische tekst en dynamische waarden uit formuliergegevens. Als je een aangepaste bestandsextensie opgeeft die een geldig MIME-type is, wordt de bijlage als het opgegeven type geëxporteerd. Anders wordt de bestandsextensie (.pdf, .xlsx, .docx) automatisch aan je naam toegevoegd. |
Inspection_Report_{{job_id}}.pdf |
| Willekeurige code uitschakelen | Schakel het standaardgedrag van het systeem uit om een willekeurige code van 6 tekens toe te voegen aan de naam van het bijlagebestand. | In plaats van ‘FileName-abc123.pdf’ zou het bestand worden gegenereerd als ‘FileName.pdf’. |
| Entry-ID insluiten | Standaard probeert het systeem niet om medianamen uniek te maken voor alle formulieringangen. In de meeste gevallen is dit geen probleem; echter, als meerdere ingangen naar dezelfde opslaglocatie/map worden geüpload, kunnen bestanden met dezelfde naam (maar uit verschillende ingangen) elkaar overschrijven.
Deze optie voegt de unieke ID van elke inzending als voorvoegsel of achtervoegsel toe aan medianamen, zodat uniekheid voor alle ingangen wordt gegarandeerd. |
|
| Persoonlijke gegevens anonimiseren | Indien ingeschakeld, worden gegevens uit velden die zijn gemarkeerd als persoonlijke gegevens, omgezet naar een niet-leesbaar formaat ter ondersteuning van privacy.
Mediabestanden die zijn gemarkeerd als persoonlijke gegevens, worden uitgesloten. |
Gegevenssjabloon toevoegen
Met onze functionaliteit Gegevenssjabloon kun je de uitvoer van je formulieringang naar wens aanpassen. Dit stelt je in staat om Word- of Excel-sjablonen met formulierantwoorden in te vullen om aangepaste outputs te genereren op basis van documenten die je al gebruikt.
Selecteer de optie Gegevenssjabloon toevoegen in de rechterbovenhoek van de connector, waarmee de eigenschap Gegevens met sjabloon opmaken beschikbaar wordt op de connector voor het uploaden van een aangepast Word-, Excel- of tekstbestand.
Na het opslaan wordt de uitvoer georganiseerd met de indeling en stijl van de sjabloon wanneer een gebruiker een formulier uploadt.
Ondersteunde sjabloonbestandstypen:
- Word (.DOCX) voor PDF- of Word-bestandsuitvoer.
- Excel (.XLSX) voor PDF- of Excel-bestandsuitvoer.
- Tekst (.TXT) voor alle overige uitvoertypen.
Meer informatie over sjablonen kun je vinden in Gegevens met sjablonen uitvoeren.
Meerdere connectors
Gegevenssjablonen worden specifiek naar de gekozen connector geüpload, dus meerdere connectors van hetzelfde type kunnen verschillende bestanden uitvoeren.
Uitvoeringsvoorwaarde toevoegen
Soms wil je een connector alleen activeren als de formulieringang een bepaalde antwoordwaarde heeft.
Dit kun je bereiken door Uitvoeringsvoorwaarde toevoegen in de rechterbovenhoek van de connector te selecteren, waarmee de eigenschap Deze actie alleen uitvoeren wanneer wordt weergegeven. Met deze eigenschap kun je een formule gebruiken die een waar of onwaar resultaat geeft, bepaalt of de connector wordt geactiveerd, dus of een e-mail wordt verzonden.
Meer informatie over Een formule maken.
| Eigenschap | Beschrijving |
|---|---|
| Deze actie alleen uitvoeren wanneer | Voeg een formule toe met een waar/onwaar resultaat dat berekent of deze connector moet worden uitgevoerd wanneer een formulieringang wordt ingediend.
{{dataname}} = ‘High’ |
| Niet langer dan wachten |
Geef een maximale wachttijd op voordat deze connector wordt uitgevoerd. Over het algemeen worden de antwoordwaarden op formulieringangen binnen enkele seconden geüpload. Als foto’s of ander mediagebruik wordt vastgelegd, kunnen deze bestanden tijd nodig hebben om te uploaden. Standaard wacht het systeem totdat alle mediabestanden van de app zijn geüpload voordat de connector wordt uitgevoerd. Gebruik deze optie om het verzenden van outputs te forceren (waarschijnlijk zonder enkele foto’s) vanwege zakelijk kritieke timeframes. |
| Uitvoeren na connector (wordt weergegeven als meerdere connectors zijn toegevoegd) |
Maakt een afhankelijkheid voor de uitvoering van deze connector op basis van het resultaat van de geselecteerde connector. Als je bijvoorbeeld Succes selecteert, wordt deze connector alleen uitgevoerd als het resultaat van de geselecteerde connector succesvol is. |
Een connector klonen
Stel dat je meerdere outputs wilt versturen bij het uploaden van een formulier, die veel dezelfde eigenschappen delen (e-mailbody, ontvangers, enz.). In dat geval kun je op Klonen klikken om de connector en de instellingen ervan te dupliceren, en deze vervolgens opnieuw configureren (gegevenssjabloon, uitvoeringsvoorwaarde, enz.).
Antwoord niet gevonden?
Staat jouw vraag er niet bij? Neem dan direct contact met ons op.
Contact opnemen