Genereer en upload aangepaste bestandsuitvoer van formuliergegevens naar SharePoint.

De connector toevoegen

Volg deze stappen om de documentconnector aan je specifieke formulier toe te voegen:

1. Navigeer naar App Workshop > Forms.
2. Beweeg over je gewenste formulier en klik op het Connect-pictogram.
3. Klik op de knop Add Connector (rechtsboven).
4. Selecteer SharePoint Document uit de opties.

Opmerking: De pagina wordt vernieuwd met de connector toegevoegd. Wijzigingen zijn pas actief nadat je op Save hebt geklikt. Eigenschappen met een Hammer-pictogram ondersteunen dynamische waarden met behulp van de Formula Builder.

Snelle toegangstip

Als je al in de Form Builder of Settings-weergave bent, hoef je niet terug naar het hoofdmenu. Klik gewoon op het tabblad Connectors dat zich direct onder de formuliertitel bovenaan het scherm bevindt.

Configuratie-instellingen

Bestemming en machtigingen

• Sub-Site-naam:* Als je MS Graph gebruikt, is dit veld verplicht.
  • Voer de site- of sub-sitenaam in (bijvoorbeeld sites/marketing). Gebruik het zoek-pictogram om beschikbare sites te bladeren.
  • Als je een App-Only Microsoft Graph-verbinding met beperkte machtigingen gebruikt (bijvoorbeeld Sites.Selected), is het zoeken naar sites uitgeschakeld; je moet de volledige SharePoint-site-URL opgeven (bijvoorbeeld tenant.sharepoint.com/sites/mysitename) om de verbinding tot stand te brengen.
• Folder-URL: Geef het relatieve pad naar je map op (bijvoorbeeld Shared Documents/Client Uploads). Indien leeg gelaten, wordt standaard “Shared Documents” gebruikt.
• Machtigingen: Zorg ervoor dat de verbonden SharePoint-gebruiker voldoende rechten heeft om bestanden en submappen in het doelpad te maken.

Bestandsaanpassing

• Bestandsindeling: Kies hoe gegevens worden verpakt. Opties zijn onder meer PDF, Word, Excel, CSV, JSON, XML, en Plain Text.
• Bestandsnaam: Voer een aangepaste naam in. Gebruik het Hammer-pictogram om formuliervelden op te nemen (bijvoorbeeld Invoice-{{ClientName}}).
• Willekeurige code uitschakelen: Standaard voegt het systeem een 6-teken code toe om het overschrijven van bestanden te voorkomen. Schakel dit in om de naam exact zoals opgegeven te behouden.
• Mediabestanden verzenden: Indien aangevinkt, kun je afzonderlijke foto’s of handtekeningen selecteren om naast je hoofdbestand te uploaden.

Gegevenssjablonen

Upload een sjabloon om de visuele lay-out van je uitvoer te bepalen.

• PDF: Gebruik Word (.docx) of Excel (.xlsx)-sjablonen.
• Word/Excel: Gebruik een sjabloon van hetzelfde bestandstype.
• JSON/XML/Text: Gebruik een .txt-, .json- of .xml-sjabloon.

Geavanceerde logica en privacy

• Runvoorwaarden: Klik op Add Run Condition om de Formula Builder te gebruiken. De connector wordt alleen uitgevoerd als de formule “True” retourneert.
• Niet langer wachten dan: Stel een maximale wachttijd in voor media-uploads. Dit dwingt de connector om uit te voeren, zelfs als afbeeldingen met hoge resolutie nog worden verwerkt.
• Persoonlijke gegevens anonimiseren: * Indien ingeschakeld, worden velden gemarkeerd als “Persoonlijke gegevens” uitgesloten of omgezet naar een niet-voor-mensen-leesbaar formaat om naleving van privacyregels te garanderen.
• Trefwoorden / Tags: Voeg optioneel Enterprise Keyword-tags toe aan het bestand (vereist dat Enterprise Keywords in SharePoint is ingeschakeld).

Tips & trucs

Klikbare PDF-koppelingen

Als je PDF-rapporten opslaat in een map, kun je deze bestanden eenvoudig toegankelijk maken vanuit een SharePoint-lijst.

1. De koppeling genereren: Gebruik de FILEURL()-functie in je formulierlogica om het pad van het gegenereerde rapport vast te leggen.
2. De kolom opmaken: Gebruik de geavanceerde modus in SharePoint-kolomsinstellingen om de JSON-opmaakcode in te plakken (raadpleeg de gids “SharePoint List Connector” voor het specifieke codefragment).