Gegevens synchroniseren met externe systemen

Stap 1: Definieer en verbind een gegevensbron

Om gegevensrijen van een extern systeem weer te geven en te manipuleren, moet je eerst een gegevensbron definiëren die de desbetreffende gegevensentiteit modelleert.

Een gegevensbron is in feite gewoon rijen en kolommen met gegevens.

De rijen en kolommen moeten met ons systeem worden verbonden of op een andere manier in ons systeem worden ingevoerd voor gebruik in je apps.

Je kunt de vereiste rijen op een van de volgende manieren in ons systeem krijgen:

• Importeer de rijen handmatig uit een Excel- of CSV-bestand.
  Dit wordt niet aanbevolen als de gegevens regelmatig gaan veranderen, omdat je deze handmatig moet blijven importeren om de gegevens in je apps up-to-date te houden.
• Gebruik een ingebouwde Connector.
  We bieden verschillende Connectors voor gegevensbronnen waarmee je gegevensrijen in je gegevensbron kunt binnenhalen met een continue, automatische vernieuwing.
  Er is ook een speciale REST connector waarmee je een REST-webservice kunt blootstellen die rijen rechtstreeks van je externe systeem naar de app retourneert, met behulp van ons vereiste gedocumenteerde REST-antwoordformaat.
• Push gegevens in je gegevensbron via onze API.
  We bieden een gegevensbron-eindpunt op onze REST API waarmee je programmatisch rijen in je gegevensbron kunt pushen op regelmatige basis.

Stap 2: Ontwerp een formulier waarmee rijen kunnen worden aangemaakt/bijgewerkt

Als je een gegevensbron hebt ingesteld, maak je een formulierscherm met een Keuzes- of gegevensbronveld dat is gekoppeld aan je doelgegevensbron.

Je kunt vervolgens filters en gebruikersinteractie gebruiken om een rij in het gegeven veld van het type Keuze/gegevensbron te selecteren.

Zodra een rij is geselecteerd, kunt je kolomwaarden naar andere formuliervelden vullen met behulp van de eigenschap “Bind to Data Source” of via de eigenschap Dynamic Value.

We bieden ook de mogelijkheid om wijzigingen aan rijen in de app en op server-side gegevensbronnen weer te geven, mits de server-side gegevensbron geen Connector op zich heeft. Alle verbonden gegevensbronnen (dat wil zeggen die een Connector hebben) worden beschouwd als “eenrichtings” – dat wil zeggen dat de externe dataprovider de “bron van waarheid” is en we pushen geen wijzigingen terug naar die externe provider.

Zie ons gedetailleerde recept voor deze benadering.

Stap 3: Push rijwijzigingen terug naar je externe systeem

Er zijn drie manieren om rijen naar een extern systeem bij te werken:

• Gebruik een “op rijen gebaseerde” Connector op je formulier
  We bieden verschillende formulierconnectors die rijen rechtstreeks in een externe bron kunnen aanmaken/bijwerken.
  bijv. onze SharePoint List en Google Sheet connectors

  We ondersteunen momenteel het bijwerken van rijen via onze Google Sheets connector niet vanwege het ontbreken van goed presterende opties hiervoor op Google’s Sheets API.

• Gebruik een REST Connector op je formulier
  De aanbevolen benadering is om een REST connector op je formulier te hebben, die wijzigingen naar een webservice/API aan jouw kant zal pushen.
  Je kunt dan de benodigde gegevensmanipulaties uitvoeren en deze wijzigingen weergeven in de resultaten die je op REST-verbonden gegevensbronnen retourneert.

  Als je geen toegang hebt tot softwareontwikkelaars om een aangepaste webservice te bouwen, probeer dan automatiseringstools zoals Zapier te gebruiken om een dergelijke service te maken.

  Merk op dat deze services geweldig zijn voor kleine aantallen maandelijkse transacties, maar kunnen honderden dollars per maand kosten als je duizenden transacties per maand gaat uitvoeren.

  De andere non-programmeer optie is om ons Sync product te gebruiken, wat in feite een “integratie in een doos” biedt.

  Je zou Sync op je eigen webserver installeren, samen met een lokale SQL Server database voor de opslag van gegevens.
  Merk op dat SQL Server Express – de gratis versie van SQL Server – prima werkt met Sync.

  Na installatie zal Sync zich aansluiten op onze API’s en zal het klaar zijn om inkomende REST connector formuliergegevens te ontvangen, automatisch rijen in je SQL Server database aanmakend en bijwerkend.

  Ontvang een gratis 30-daagse proefperiode van Sync door de TRY knop tegen deze optie in het Facturerings gebied te gebruiken.

• Gebruik onze API om resultaten van formulierinvoeren op te halen
  Je kunt onze API ook controleren op nieuwe formulierinvoeren en de wijzigingen van gegevensrijen naar behoefte aan jouw kant toepassen op basis van de antwoordwaarden van de formulierinvoer.
  Dit is een langzamere benadering die we niet aanbevelen. Het schaalt ook niet goed, omdat je het risico loopt je dagelijkse API-gebruikslimiet op te putten.

Ongeacht welke benadering je kiest, we raden nog steeds aan om de opties “Aanmaken/bijwerken” te gebruiken op een veld Keuzes/gegevensbron in een formulier, zoals beschreven in ons formulierrecept.

De reden hiervoor is dat hoewel er geen wijzigingen in de gegevensbron aan de server-zijde zullen worden aangebracht (zie onze regel “eenrichtings” hierboven), de wijzigingen nog steeds worden weergegeven in de in de app in cache opgeslagen gegevensbronrijen.

Op deze manier toont de app een consistent beeld van eventuele wijzigingen in gegevensbronrijen aan de gebruiker, althans tot de volgende keer dat de app met je gegevensbron synchroniseert. Wanneer de volgende synchronisatie plaatsvindt, gaan we ervan uit dat je systeem de resultaten van eventueel ingediende formulierinvoeren weerspiegelt, voor zover deze van toepassing zijn op je rijsets.